Dirección de Compras. 10 Principios Básicos

Antes de revisar los procedimientos de la Dirección de Compras de una Empresa u Organismo determinado, debemos plantear el cumplimiento de los siguientes principios:

1. Disponer de compradores con experiencia o en caso contrario, apoyarse en consultores o asesores externos. Gestionar las compras, incluyendo si procede soluciones innovadoras, requiere una organización más inteligente que rutinaria, y el personal bien entrenado con una gama de habilidades y dotes directivas en estudios de mercado, gestión de compras, negociación, contratos…Un comprador necesita preparar peticiones de ofertas, evaluar propuestas, gestionar las diferentes fases del proceso de compras, y llevarlo hasta su fin, y es esencial mantener actualizado su conocimiento y habilidades asociadas a ese proceso, y a los sistemas generales de gestión que permitan su coordinación con otros Departamentos.

2. Comunicar los objetivos de la Dirección de Compras, aprobados por la Dirección General, con el objetivo de alinear a todos los Departamentos en la consecución de los mismos y minimizar los aprovisionamientos realizados sin su apoyo y control. Es fundamental, que los responsables de todos los Departamentos tengan un porcentaje variable en su nómina anual por los objetivos de reducción de costes conseguidos.

3. Realizar una análisis de segmentación del gasto en términos de coste-efectividad para ver cuáles son las compras estratégicas y concentrar los esfuerzos de estudios de mercado, selección de proveedores, gestión y negociación del concurso en esas partidas. A menudo, este tipo de análisis de gastos revelará posibilidades de reducción de costes y pondrá de manifiesto la trascendencia del Proceso de Compras como oportunidad de creación de valor.

4. Identificar y consensuar las necesidades del usuario interno. Antes de que se lance cada solicitud de ofertas, el usuario tiene que definir la necesidad con claridad, en términos de volumen, fecha de necesidad, forma de pago, especificaciones, fichas técnicas, características esenciales del producto y presupuesto disponible (previamente aprobado por la Dirección General).

5. Conocer el mercado. Estar informado de las tendencias, e identificar áreas donde existen nuevas y mejores soluciones. Realizar una continua prospección, selección y homologación de proveedores con garantías de fiabilidad, calidad y precios competitivos. Procurar disponer de al menos tres proveedores para las compras estratégicas, y cuando se trate de la adquisición de servicios especializados con escasa competencia, exigir la justificación de precios por desglose de sus componentes, con la posibilidad de abono por precios descompuestos.

6. Colaborar en el desarrollo de proveedores a través del modelo de gestión Lean Manufacturing, filosofía de gestión enfocada a entregar el máximo valor para los clientes, utilizando para ello los mínimos recursos necesarios, es decir ajustados.

7. Establecer canales para recibir de los proveedores sugerencias y propuestas de mejora. Se puede poner un Tablón de Anuncios en la web de Compras, donde se publiciten todos los elementos a comprar y servicios a contratar, sin esperar a tener definidas las condiciones técnicas, económicas y de calidad. A través de un buzón de Preofertas, se pueden recibir sus propuestas y sugerencias incluyendo sus condiciones estándar y referencias de su experiencia.

8. Colaborar en la Planificación Estratégica de la Empresa u Organismo con la metodología Balanced Scorecard. Uno de los principales elementos es la coordinación de objetivos de los diversos Departamentos, medir de un modo sistemático su realización y proponer acciones correctivas oportunas. Esa colaboración, incluirá la transparencia de trazabilidad sobre los procesos de compra a través de una plataforma informática, lo cual repercutirá beneficiosamente en la eficiencia y reducción de los tiempos de gestión.

9. Supervisar que los precios negociados se cumplen para el alcance previsto y durante el periodo establecido, y que el usuario interno queda satisfecho con la calidad del producto, plazo, transporte, forma de pago…

10. Crear la figura del Comité de Eficiencia que garantice una toma de decisión consensuada por los representantes de los Departamentos que intervienen en los procesos de compra, fomente el trabajo en equipo y permita llevar a cabo acciones de mejora para obtener beneficios, mejorar la eficiencia de la función de compras, potenciar la consecución de ahorros sostenibles y en definitiva la generación de valor.

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8 Comments

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  1. Muy bueno el articulo Begoña! Tan bueno como cierto!

  2. Lo que sabes!!!!! Muy interesante, enhorabuena por tu blog

  3. En nuestra empresa, una pyme dedicada a servicios informáticos a otras empresas, venimos haciendo una selección y homologación de proveedores, pero sin embargo no creo que hacemos correctamente la prospección y tenemos la sensación de no conocer realmente el mercado. No sé si nos podrías ayudar a entender mejor cómo deberíamos hacerla y, como seguro que depende del tipo de proveedores, te enviaré un email explicándote nuestro caso con más detalle. Gracias por adelantado

  4. Begoña, ha sido una exposición excelente! Enhorabuena!

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