El Proceso de Compra

El proceso de compra es un proceso complejo, y es esencial realizarlo de una manera eficiente para que sea eficaz. Este post, pretende explicar las diferentes fases del proceso de compra.

Fases del proceso de compra

El proceso de compra, consta de cuatro fases principales que se detallan a continuación:

1. Identificación de la necesidad
Cuando la necesidad es detectada por el Departamento usuario, éste deberá definir el producto/servicio si procede, y elaborar un presupuesto en la medida que sea posible, contra el que se medirá el resultado de cada negociación.

El presupuesto económico, junto con las especificaciones técnicas, deberán ser remitidos a compras. En dicha documentación, figurará como mínimo la siguiente información:

 

– Fecha de necesidad

– Inicio y fin de suministro

– Destino

– Artículos

– Cantidad

– Presupuesto unitario

– Atributos que condicionan la toma de decisión

– Aspectos a tener en consideración

– Especificaciones

– Proveedores potenciales

 – Personas implicadas en la toma de decisión

Dependiendo del material o servicio a adquirir, Compras podrá solicitar más información. Así mismo, dependiendo de la urgencia, compras analizará la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.

2. De la negociación a la adjudicación
En esta fase, Compras debe disponer ya de los datos necesarios para iniciar la negociación, independientemente del origen de la necesidad (Departamento usuario o Compras). En caso de tratarse de una compra nueva, si no se dispone de toda la información, no se podrá iniciar el proceso de negociación.

  • Compras realiza una prospección de proveedores y solicita datos a los proveedores potenciales para su homologación. La petición de ofertas será restringida a los proveedores homologados, y en esa petición, se advertirá que la ausencia de oferta puede implicar la pérdida de la homologación, y que las condiciones económicas ofertadas para cada capítulo, pueden ser renegociadas en varias rondas de negociación. Como norma general, los procesos de compra se iniciarán con el envío de una solicitud de oferta a los proveedores homologados que cumplan el perfil requerido. El proveedor recibirá notificación de su inclusión en el proceso de compra, y procederá a realizar su oferta.
  • Los proveedores reciben la oferta, la cumplimentan y la remiten a Compras.
  • Una vez finaliza el periodo de recepción de ofertas y se reciben las mismas, se procede a su análisis por medio de una potente comparativa preparada por compras:
  1.  Análisis técnico de las ofertas: El Departamento usuario estudia las ofertas desde el punto de vista técnico y de servicio, y decide si las mismas son o no válidas. En caso negativo deberá indicar a Compras los aspectos a enmendar.
  2. Análisis económico y global: Compras estudias las ofertas globalmente y desde el punto de vista económico y, junto con las conclusiones del análisis técnico, determina los proveedores válidos. Las ofertas serán comparadas en términos globales por capítulos y por elementos, y en base a los precios óptimos se confeccionará un presupuesto básico para la 2ª ronda de negociación, a la cual serán invitadas las 2-3 empresas mejor posicionadas.
  • Posteriormente, Compras define y ejecuta la estrategia de negociación, que estará siempre orientada a obtener las mejores condiciones de calidad, servicio y precio, siempre teniendo en cuenta las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.
  • Una vez recibidas todas las ofertas, desde la Dirección de Compras, se lanzarán una o varias rondas negociadoras con aquellos proveedores que hayan ofertado las condiciones más favorables, hasta alcanzar el acuerdo de adjudicación definitivo.
  • Tras la negociación, Compras selecciona uno o varios proveedores y presenta la propuesta de adjudicación en el Comité de eficiencia (revisar post anterior para entender su importancia) para la toma de decisión.

3. Formalización y cierre de acuerdos
Una vez tomada la decisión de adjudicación, Compras procede a comunicar a todos los proveedores si han sido o no adjudicados.

Compras dispone de modelos de contratos de materiales y servicios (que ya han sido previamente validados por Asesoría Jurídica), y que remite a los proveedores adjudicados para su revisión.

Acordado el cierre de los contratos, estos se publicaran en la web de la empresa, omitiendo cualquier información confidencial de los adjudicatarios.

4. Seguimiento. Control del cumplimiento contractual
Posteriormente, se deberá realizar un seguimiento del pedido(s) y los acuerdos, para verificar que se recibe a tiempo todo el material solicitado, y que se corresponde con las  características detalladas en los pedidos. Por tanto, hecha la orden de compra, el aprovisionador deberá realizar un seguimiento del pedido, a través de constantes contactos  con el proveedor.

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