Errores en Compras y claves para corregirlos

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Errores en Compras

  1. No conocer ni la misión ni la visión de su empresa respecto a Compras.
  2. No hacer una planificación estratégica de las Compras.
  3. Comprar demasiado pronto.
  4. No conocer todos los elementos de una buena Compra escatimando en investigación.
  5. No establecer alianzas duraderas con los proveedores.
  6. No llevar registros precisos de sus proveedores para su evaluación.
  7. No conocer los requisitos mínimos e indispensables que deben contener los documentos que se manejan en Compras.
  8. No seleccionar personal con el perfil necesario para Compras.
  9. No establecer procedimientos adecuados para el control de las Compras.
  10. No conocer la experiencia, capacidad técnica, de producción ni financiera de sus proveedores.
  11. No saber cómo darle transparencia a las Compras de su empresa.
  12. No aplicar la regla 80-20 (análisis de Pareto o ABC) para valorar sus Compras.
  13. Comprar por precio, olvidando atributos como la calidad, condiciones de entrega, pago y servicios postventa.
  14. No elaborar un manual y una política de Compras.
  15. No manejar formatos adecuados para el área de Compras.
  16. No establecer controles administrativos adecuados.
  17. No saber cómo crear un sistema automatizado de Compras.
  18. Trabajar aisladamente sin considerar a los diferentes departamentos como producción, almacén, contabilidad, ventas, etc.
  19. No definir con claridad su estructura organizacional (centralizada, descentralizada o mixta).
  20. No considerar que también las Compras generan utilidades.
  21. No pensar en los costes a corto, medio y largo plazo.

Claves para corregirlos

  1. Conocer la misión y visión de su empresa respecto a Compras.
  2. Estar decidido a introducir mejoras constantes sobre Compras, como estrategia de la empresa.
  3. Definir una estructura organizacional adecuada.
  4. Seleccionar compradores profesionales. (Ver post n.8 Perfil del comprador profesional).
  5. Comprar cuando se necesite.
  6. Tener claros todos los aspectos antes de empezar a Comprar: el presupuesto, los requerimientos básicos, la duración del proceso de Compra…
  7. Comprar teniendo en cuenta todos los atributos de la compra desde el precio, al plazo, pago, calidad, condiciones de entrega y servicio postventa.
  8. Construir sistemas, procedimientos y estructuras que conduzcan a la mejora continua.
  9. Formular objetivos claros de control a través de la aplicación de políticas y procedimientos adecuados.
  10. Establecer un comité de Compras o comité de eficiencia para dar transparencia al trabajo de Compras.
  11. Hacer una adecuada planificación de las Compras.
  12. Elaborar un manual y una política de Compras.
  13. Trabajar integralmente y de una manera coordinada con los diferentes departamentos almacén, producción, logística, ventas, contabilidad…etc.
  14. Valorar las compras por proveedor (Pareto, regla 80-20).
  15. Llevar registros adecuados, por ejemplo mediante hojas Excel, de sus proveedores para su evaluación.
  16. Realizar una evaluación en profundidad de los proveedores; número de pedidos efectuados, envíos urgentes realizados, mejoras presentadas por parte del proveedor, incidencias, entregas atrasadas, envíos devueltos…
  17. Establecer alianzas duraderas con proveedores que compartan los valores de nuestra empresa.
  18. Formular objetivos específicos y fijar fechas para su cumplimiento.
  19. Determinar un sistema de trabajo eficaz y eficiente, que garantice el cumplimiento de los objetivos.
  20. Establecer líneas claras de autoridad y responsabilidad, respecto a las actividades fundamentales de Compras.
  21. Pensar en los costes a corto, medio y largo plazo para que lo aparentemente barato no salga caro.
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