“Masticar” las referencias del proveedor potencial

Al ir a seleccionar un proveedor potencial, una buena práctica es “masticar” sus referencias. Masticar, es el proceso mediante el cual trituramos la información previamente obtenida. Para ser honestos con nosotros mismos, un proveedor nunca te dará referencias negativas, sino que sólo te proporcionará contactos de sus clientes que saben que les darán referencias positivas. Sin embargo, hay algunas preguntas que les podemos hacer y que nos ayudarán a hacernos una composición equilibrada y objetiva del proveedor potencial, y que nos permitirán obtener el máximo de información dándole la vuelta a la tortilla. Conviene solicitar dos tipos de referencias, tres clientes actuales y por lo menos un cliente antiguo.

El primer bloque de preguntas estarán dirigidas a los clientes actuales:

Pregunta nº1: “¿Cuál es su relación de dependencia con el proveedor?”. Con esta pregunta trataremos de obtener información acerca de si el proveedor es crítico para su negocio o no.

Pregunta nº2: “¿Cómo interactúa con el proveedor en su día a día?”. Normalmente, el Departamento de compras no está involucrado el día a día con el proveedor, y no tiene el 100%  de la visibilidad en cuanto a la calidad y el servicio de entrega. Por lo tanto, es importante que nos dejen hablar con alguien en la gestión de proveedores para que nos dé el máximo de información.

Pregunta nº3: “Describa una situación en la que el proveedor le decepcionó, y la forma en que este le respondió”. Todo proveedor decepciona al cliente por lo menos “una vez en la vida”. La clave es entender como reaccionan los proveedores,  y que acciones preventivas, correctivas y transversales llevan a cabo en cuanto a las incidencias cometidas. Como se enfrenta un proveedor a los problemas, es mucho más importante que su forma de actuar cuando las cosas van bien.

Pregunta nº4 “¿Cuáles son algunas de las cosas que desearía que su proveedor hiciera de manera diferente?” Si la respuesta es mejorar la calidad, el servicio o la entrega del producto, nos deberíamos preocupar y mucho. A continuación, deberemos profundizar para comprender los problemas que están teniendo o han tenido, y decidir si son relevantes para nuestra empresa.

El segundo bloque de preguntas estará dirigido al cliente antiguo:

Pregunta nº5 “¿Cuantos años trabajó con este proveedor?”. Si la respuesta es poco tiempo, habrá que seguir profundizando en el porqué.

Pregunta nº6 “¿Porqué dejó de trabajar con este proveedor?. Si fue debido a problemas con el proveedor, trataremos de obtener el máximo de información al respecto para delimitar su importancia.

Pregunta nº7″¿Cuáles son algunas de las cosas que desearía que su proveedor hubiera hecho de manera diferente?” Si la respuesta es mejorar la calidad, el servicio o la entrega del producto, nos deberíamos preocupar de la misma forma que con las respuestas que nos hayan dado los clientes actuales.

El análisis de las respuestas de las referencias de nuestros clientes potenciales, junto con el resto de la información solicitada para el proceso de compra, las presentaremos en el Comité de eficiencia.

La conclusión es que ningún proveedor te dará una referencia mala. Solo si hacemos las preguntas correctas a sus referencias buenas, quizás podamos obtener las respuestas objetivas que necesitamos.

 

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