Cómo tener éxito en las compras

La gestión de compras constituye un factor de éxito para muchas empresas. Si es eficaz, además de satisfacer al cliente en el tiempo, la cantidad  y la calidad demandados, permite ahorrar costes y obtener beneficios muy valorados, sobre todo, cuando los ingresos por ventas son bajos.

“Cuando un cliente compra una cosa, está comprando dos: la que cree que está comprando y la que realmente uno le está vendiendo”. Esta cita aparece en el cuaderno de gestión comercial de Manolito, compañero de aventuras de Mafalda.

La cita pretende ilustrar la importancia de que el comprador conozca las características técnicas, calidad, precio de referencia del mercado… del producto o materia prima que se desea adquirir, o del servicio que se quiere contratar. En definitiva, comprar es un proceso complejo que hoy trasciende al mero trámite burocrático. Coste, calidad y plazos se han convertido en palabras clave en las operaciones de las empresas. Así, las empresas con capacidad para mantener e incrementar su cuota de mercado, consideran sus compras como un arma estratégica.

Los profesionales de compras experimentados sabemos que se necesita
habilidad para llevar una gestión de compras exitosa de manera constante, por lo que aquí se recalcan cuatro acciones clave para “tener éxito en las compras”:

1. Fijar productos / servicios “estándar”. La capacidad de un proveedor para proporcionar el menor coste y la máxima disponibilidad de productos / servicios depende en gran medida de las mínimas variaciones innecesarias. 

2. Establecer contratos con proveedores críticos. El grado de
capacidad para cumplir con los requisitos de los clientes internos depende en gran medida de la calidad de los proveedores a los que se realizan los pedidos. Una vez que se ha alcanzado un acuerdo con la otra parte, es importante que se plasmen las condiciones pactadas por escrito y que se firme el contrato por ambas partes. De esta forma, se logra una seguridad jurídica.

3. Procedimentar las compras con procesos y políticas de adquisición a prueba de errores. Los clientes internos necesitan saber fácilmente qué comprar, a quién comprarlo y cómo comprarlo correctamente. Esto no es tan fácil como parece, especialmente si el proceso de adquisición no está bien definido y / o si no hay un mandato para usar un determinado proceso. 

4. Comunicación de primer nivel. El mejor proceso de compras del mundo no tiene valor si los clientes internos no saben que deben seguirlo. Asegúrese de que se comunica tan bien que “no sabía que se suponía que debía hacer eso”, nunca es una razón interna para una gestión de compras desafortunada.

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